Blogs / Nieuws

Asphalt with arrows.

Fleet Complete komt met unieke oplossing voor werf- en voertuigenregistratie

werf en voertuigregistratie

Bron: Builders Facts, 1 februari 2016.

Als er iets is waar bouwbedrijven vandaag mee worstelen, dan is het beslist de registratie van hun personeel en onderaannemers op de werven. Om wettelijk in orde te zijn, is de administratieve rompslomp nauwelijks te overzien. Maar… stel je voor… dat al je werknemers én die van de onderaannemers op iedere werf automatisch worden aangemeld en afgemeld? Dat je bovendien in je computer automatisch een handig overzicht kunt vinden met alle gepresteerde uren, alle gereden kilometers en alle andere gegevens om direct te kunnen factureren? Wel, Fleet Complete hééft die oplossing!

 

Fleet Complete ging vele jaren geleden van start met een toepassing voor track and trace. Voertuigen van techniekers of bestelwagens van bouwbedrijven werden altijd en overal zichtbaar op de computer van de planning en van de bedrijfsleider. Die technologie, intussen door Fleet Complete gelanceerd bij honderden bedrijven, is verder verfijnd tot een integrale software-oplossing voor de bouwsector.

 

CEO Xavier Moerman legt uit “De basis van het systeem is nog steeds de erg accurate gps-technologie. Tot op 1,5 meter nauwkeurig weet je precies waar de voertuigen van de firma en de medewerkers op de werf zich bevinden. Iedere 28 seconden wordt via de (constru)badge van de werknemer en de zender in het voertuig, een signaal naar de server gestuurd, waardoor de positie perfect gekend is. De geolocatie van de werf wordt in de software vastgelegd. Iedereen die zich binnen de perimeter bevindt, wordt automatisch geregistreerd. De gegevens zorgen voor een volautomatische ‘check-in at work’, zoals dat door de wetgever verplicht is. Zoals je weet geldt die verplichting sinds 1 januari voor werven met een totaalbudget vanaf 500.000 euro… Ons systeem maakt dus een wereld van verschil als je vergelijkt met andere toepassingen, waarbij iemand met pen en papier alle in- en uitgaande personen op de werf moet opschrijven en doorbellen.” of iedere morgen manueel inchecken op de server van ‘Check in at work’.”

Een extra moeilijkheid die de toepassing van Fleet Complete kan oplossen, is de situatie waarbij er zich binnen hetzelfde gebouw, of in aanpalende complexen, meerdere werven bevinden. Welke werknemer is dan precies waar actief? “Met een iPad of smartphone kan de werfleider heel eenvoudig de personen linken met de juiste werf, waardoor misbruik en boetes uitgesloten zijn,” aldus nog Xavier Moerman. “Voor iedere werf kunnen we dus een gedetailleerd en perfect legaal overzicht maken.” Een automatische koppelling met de planning is eveneens beschikbaar.

 

Facturen en lonen

De automatisch verzamelde data hebben nog veel meer toepassingen. “Als je weet hoeveel uren je werknemers aanwezig waren op de werf, en hoeveel tijd ze in het voertuig hebben doorgebracht, kan je perfect de loonberekening uit de computer laten rollen,” zegt de CEO van Fleet Complete. “De tijdregistratie is dus helemaal gekoppeld aan de loonmotor.” De gegevens zorgen bovendien voor een perfecte nacalculatie. “Je kunt op ieder moment het aantal gepresteerde uren per project opvolgen. Op basis van deze gegevens kun je meer of minder mensen inzetten, naargelang de planning vordert. Het is zelfs mogelijk de facturatie hiermee af te handelen. Via de mobiele toestellen op de werf wordt de hoeveelheid gebruikte materialen aangeduid. Die worden ter plaatse, samen met de gepresteerde uren, toegewezen aan een project of klant, en klaar is kees! Enkele muisklikken later rolt de factuur uit de printer en ontvangt de magazijnier een bericht met de materialen die bijbesteld moeten worden.”

 

Mobiliteit in kaart

Het systeem van Fleet Complete is bovendien in staat om een automatische mobiliteitsberekening te maken. Je kunt perfect zien welke persoon op welk moment met welk voertuig heeft gereden, welk traject hij heeft afgelegd, hoe lang hij aan de broodjesbar is blijven staan, welke collega’s hij onderweg heeft opgepikt, welke verkeersboetes hij heeft gekregen, hoeveel brandstof hij heeft verbruikt, enzovoort. Al deze gegevens kunnen worden aangewend voor loonberekeningen, kilometervergoedingen, werkschema’s, energiemaatregelen, onderhoudsplanning, enzovoort. Eigenlijk kan dus alles geautomatiseerd en vereenvoudigd worden. “Hoe wij daarbij tewerk gaan? We luisteren vooral veel en aandachtig naar onze klanten,” zegt Xavier Moerman nog. “Voor elk van hun specifieke problemen zoeken we de geknipte oplossing in ons totaalaanbod, en dit helemaal volgens de manier waarop de processen bij de klant functioneren. Hoe complex de situatie ook is, wij zorgen voor een toepassing op maat die heel eenvoudig te bedienen is, en alle informatie in enkele seconden zichtbaar maakt. Zo wordt de administratie tot een absoluut minimum herleid, dalen de kosten fors, en wordt aan alle wettelijke verplichtingen voldaan.”

 

Terugbetaald op 6 maanden

Een systeem dat voor ieder bouwbedrijf de moeite loont. “Vanaf 3 à 4 voertuigen is het al interessant,” weet de zaakvoerder van Fleet Complete. “We zien vaak dat de investering in onze toepassing al na 6 maanden is terugverdiend. Meer nog: voor grotere bedrijven vanaf 20 werknemers wordt het gewoon een must om naar de automatische ‘check in at work’ over te stappen. Fleet Complete brengt de reistijd tussen huis en werk en gewerkte tijd op de werklocatie nauwkeurig in kaart. De mobiliteitskilometers kunnen per medewerker omgerekend worden naar een mobiliteitsvergoeding in euro’s op basis van de regelgeving die bij uw bedrijf van toepassing is. Naast de reistijd kan ook een volledige urenweekstaat per medewerker geproduceerd worden (werktijd na aftrek van pauzetijd, indirecte
uren en overuren)

 

Kort gezegd: Fleet Complete heeft de prikklok heruitgevonden. Fleet Tracker is het meest geavanceerde concept om reis- en werktijd te registreren. Speciaal voor bedrijven met mobiele medewerkers. Van vertrek tot thuiskomst worden activiteiten, verdeeld over specifieke projecten, bijgehouden. Allemaal automatisch en op de minuut nauwkeurig.