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Fleet Complete propose une solution unique pour l’enregistrement de chantier et de véhicules

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werf en voertuigregistratie

Source : Builders Facts, 1er février 2016.

S’il y a bien une chose contre laquelle les entreprises de construction se débattent aujourd’hui, c’est l’enregistrement de leur personnel et de leurs sous-traitants sur les chantiers. Les charges administratives pour respecter la loi sont à peine supportables. Mais… que diriez-vous si… les arrivées et les départs de vos employés et des employés de vos sous-traitants étaient enregistrés automatiquement sur chaque chantier ? Et si vous retrouviez en plus automatiquement dans votre ordinateur un aperçu pratique avec les heures ouvrées, les kilomètres parcourus et toutes les autres données pour pouvoir facturer directement ? Eh bien ! avec Fleet Complete, c’est possible !

 

Fleet Complete a débuté, il y a bien des années, avec une application pour le track and trace. Les voitures des techniciens ou les véhicules de livraison des entreprises de construction apparurent toujours et partout sur l’ordinateur du planificateur et du directeur. Cette technologie, lancée depuis par Fleet Complete dans des centaines d’entreprises, a été encore affinée pour créer une solution logicielle intégrale pour le secteur de la construction.

 

CEO Xavier Moerman nous explique : « La base du système est toujours la technologie GPS très précise. Vous savez exactement où se trouvent les véhicules de l’entreprise et les employés sur le chantier à 1,50 mètre près. Un signal est envoyé au serveur toutes les 28 secondes par l’intermédiaire du (Constru)badge de l’employé et de l’émetteur dans le véhicule, et la position est donc parfaitement connue. La géolocalisation du chantier est consignée dans le logiciel. Tous ceux qui se trouvent dans le périmètre, sont automatiquement enregistrés. Les données assurent un ‘check-in at work’ entièrement automatique, comme cela est exigé par le législateur. Comme vous le savez, cette obligation s’applique depuis le 1er janvier aux chantiers avec un budget total à partir de 500 000 euros… Il y a donc un monde entre notre système et les autres applications où quelqu’un doit noter avec du papier et un crayon et transmettre par téléphone toutes les personnes qui entrent et qui sortent sur le chantier ou les enregistrer manuellement chaque matin sur le serveur de ‘check in at work’.”

La situation où il y a plusieurs chantiers dans le même bâtiment ou dans des complexes adjacents est une difficulté supplémentaire que l’utilisation de’Fleet Complete peut surmonter. Comment savoir exactement qui travaille où ? « Avec un iPad ou un smartphone, le chef de chantier peut relier très simplement les personnes au chantier approprié, ce qui exclut les abus et les amendes, » précise encore Xavier Moerman. « Nous pouvons donc établir un aperçu détaillé et parfaitement réglementaire pour chaque chantier. » Un lien automatique est aussi disponible avec le planning.

Factures et salaires
Les données collectées automatiquement ont encore bien d’autres applications. « Lorsque vous connaissez le nombre d’heures de présence de vos employés sur le chantier et le temps qu’ils ont passé dans le véhicule, vous pouvez demander à votre ordinateur de vous sortir un calcul de salaire parfait, » déclare le CEO de’Fleet Complete. « L’enregistrement du temps est donc entièrement rattaché au moteur salarial. » Les données permettent en plus d’obtenir un réajustement parfait. « Vous pouvez suivre à tout moment le nombre d’heures ouvrées par projet. Sur la base de ces données, vous pouvez y affecter plus ou moins de personnes, suivant l’évolution du planning. Il est même possible de s’en servir pour faire la facturation. Avec les appareils mobiles sur le chantier, on indique les quantités de matériaux utilisés. Ces matériaux et les heures ouvrées sont attribués sur place à un projet ou un client, et le tour est joué ! Quelques clics de souris suffisent pour sortir la facture de l’imprimante et envoyer un message au magasinier avec les matériaux qu’il faut réassortir. »

Cartographier la mobilité
Le système de’Fleet Complete est également capable de réaliser un calcul de mobilité automatique. On peut voir exactement quelle personne a roulé à quel moment avec quel véhicule, le trajet qu’elle a parcouru, le temps qu’elle a passé au bar à manger son sandwich, les collègues qu’elle est passée prendre en route, les contraventions qu’elle a eues, le carburant qu’elle a consommé, etc. Toutes ces données peuvent être utilisées pour les calculs de salaire, les compensations kilométriques, les emplois du temps, les mesures en matière d’énergie, les plans de maintenance, etc. Finalement, on peut donc tout automatiser et tout simplifier. “Comment nous nous y prenons ? Nous écoutons surtout beaucoup et attentivement nos clients, » ajoute Xavier Moerman. « Nous recherchons une solution adaptée à chacun de leurs problèmes spécifiques dans notre offre totale, cela en respectant complètement la façon dont les processus fonctionnent chez le client. Quelle que soit la complexité de la situation, nous fournissons une application sur mesure qui est très simple à utiliser et qui fait apparaître toutes les informations en quelques secondes. Le travail de gestion est ainsi réduit au maximum absolu, les coûts baissent fortement et on satisfait à toutes les obligations légales. »

Amorti en 6 mois
Un système qui en vaut la peine pour toutes les entreprises de construction. « C’est déjà intéressant à partir de 3 à 4 véhicules, » selon le directeur de’Fleet Complete. « Nous voyons souvent que les investissements dans nos applications sont déjà amortis au bout de 6 mois. Plus encore : pour les grandes entreprises à partir de 20 employés, le passage au ‘check in at work’ automatique est tout simplement indispensable. Fleet Complete dresse la carte précise du temps de déplacement entre le domicile et le travail et du temps de travail sur le lieu de travail. Les kilomètres de mobilité peuvent être convertis par employé en indemnité de mobilité en euros sur la base du règlement qui s’applique à votre entreprise. En plus du temps de déplacement, il est aussi possible de générer un bilan horaire hebdomadaire complet par employé (temps de travail après déduction des temps de pause, heures indirectes et heures supplémentaires).

En résumé : Fleet Complete a réinventé la pointeuse. Fleet Tracker est le concept le plus avancé qui soit pour enregistrer le temps de déplacement et de travail. Il a été spécialement conçu pour les entreprises avec des employés itinérants. Du départ au retour domicile, les activités sont tenues à jour et réparties sur des projets spécifiques. Cela de manière automatique et avec une précision à la minute près.