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Wycor emploie 220 personnes qui réalisent des travaux de rénovation et de parachèvement sur des sites différents. Pour assurer un enregistrement adéquat de tous ces employés sur les chantiers, ils recherchaient un partenaire capable de supporter ce travail administratif.

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Wycor pand

Présentation de l’entreprise

  • Enregistrement automatique de la présence de vos employés approuvé par les administrations publiques
  • Notifications automatiques à l'arrivée sur le chantier
  • Outil de notification pour contrôler les messages envoyés et les réponses reçues de Checkinatwork
  • Le Checkinatwork réduit radicalement le risque d'amendes lié à la loi sur l'enregistrement des présences. Un avantage pour l'employeur comme pour l'employé.
  • Gestion automatique des heures par employé sur le projet

Wycor: Un enregistrement des présences efficace avec le « Track and Trace » de’Fleet Complete

 

« L’enregistrement des présences doit être bien réglé pour tout le monde ! »
Wycor à propos du système d’automatisation de’Fleegt Complete 

Le secteur de la construction belge est soumis, depuis le 1er avril 2014, à un enregistrement obligatoire des présences. En cas de non-respect de cet enregistrement imposé par le gouvernement, les entreprises comme les employés peuvent se voir infliger des amendes importantes. Chez Wycor, une société de rénovation, on a tout de suite estimé qu’il fallait bien faire les choses, depuis le back office, pour limiter au maximum les obligations administratives supplémentaires pour les employés. Wycor emploie 220 personnes qui réalisent des travaux de rénovation et de parachèvement sur des sites différents. Pour assurer un enregistrement adéquat de tous ces employés sur les chantiers, ils recherchaient un partenaire capable de supporter ce travail administratif. Ils ont consulté plusieurs sociétés spécialisées dans ce domaine. L’administrateur délégué Rik Hinnens et le responsable de projet Kim De Smet de chez Wycor, nous parlent des démarches qui ont été entreprises.

Un système sur mesure

« Finalement, nous avons choisi Fleet Complete parce qu’ils étaient prêts à faire un pas de plus pour satisfaire nos desiderata. Nous souhaitions en effet un produit sur mesure et non un produit standard auquel il aurait fallu s’adapter. » Hinnens : « La loi en matière d’enregistrement des présences s’applique actuellement à tous les chantiers de construction d’une valeur minimale de € 500 000. Le montant des amendes infligées en cas de non-respect est élevé : pour les entreprises, il est de € 6000 par infraction par employé et pour les employés, de € 600 par infraction. Cela peut donc prendre des proportions importantes quand vous avez plusieurs employés ».

Hinnens et De Smet voulaient donc vraiment s’attaquer immédiatement à cette problématique et choisir un partenaire sérieux. « Ne pas s’attaquer tout de suite à la question de manière adéquate et structurelle, c’est chercher les problèmes, » souligne De Smet.

L’important, c’est que ce pas soit franchi plus rapidement

De Smet : « Fleet Complete ne se signale pas seulement par le travail sur mesure qu’ils peuvent fournir. La communication s’effectue également sans heurts et la collaboration est agréable. Le système qui est implémenté chez Wycor, est composé de modules différents. Nous utilisons l’Enregistrement de trajet, FieldLog qui assure les notifications nécessaires, DeskPlan pour planifier les employés sur les projets et les activités associées et FieldPay qui est à la base de notre réajustement. Enfin, un lien avec d’autres logiciels a aussi été prévu pour ce réajustement via FieldExport. Nous sommes actuellement dans la phase où il faut encore adapter certaines choses mais Fleet Complete contribue en permanence à la réflexion pour améliorer le système.

Nous avons tout réglé pour que les gens soient enregistrés automatiquement à partir du planning dans la nuit qui précède leurs activités. Si, dans des circonstances imprévues, l’employé ou les employés n’étaient pas notifiés par l’intermédiaire du planning, une notification a lieu au moyen du système embarqué dans le véhicule. Dans ce cas, à l’arrivée sur le chantier où l’enregistrement des présences est obligatoire, un signal est envoyé automatiquement au moyen du système Track & Trace du véhicule pour ajouter cet employé ou ces employés à la liste des personnes présentes sur Checkinatwork. »

En utilisant le module FieldPay en combinaison avec l’Enregistrement de trajet, le paiement des employés de Wycor est beaucoup plus précis. « Cela nous permet de payer chaque kilomètre professionnel parcouru par notre personnel. Nous pouvons même prévoir automatiquement des compensations pour le temps perdu dans les embouteillages. »

Au début, il y a toujours une certaine résistance au changement. Lorsque les employés comprennent que le système est un outil qui permet d’assurer rapidement le bon déroulement des enregistrements et d’éviter les amendes personnelles, ils découvrent eux aussi la plus-value du système. « Nous sommes donc très contents d’avoir choisi Fleet Complete. C’est un investissement utile et responsable ! »

Checkinatwork

Enregistrement des présences sur le chantier et lien ONSS

Checkinatwork est le système le plus convivial pour l’enregistrement des présences : pas de problème, pas de confusion.

Le lien avec l’enregistrement des présences RSZ (ou Checkinatwork) fait de FieldDesk LA solution pour respecter la loi du 8 décembre 2013. Checkinatwork est un système logiciel et matériel intégré, spécialement conçu pour les entreprises du bâtiment.

La planification automatique des projets et des missions de service

DeskPlan

DeskPlan, la planification automatique des projets et des missions de service. Une gestion parfaite en comparant en temps réel le planning et la réalisation.

Automatisez les calculs complexes de coûts de déplacement et de CCT

Calcul dynamique du temps de travail et de déplacement

Fleet Complete a développé le ‘calcul dynamique du temps de travail et de déplacement’ pour Timetracker. Il s’agit d’une méthode de calcul, basée sur certaines pratiques de déplacement et de lieux, qui calcule automatiquement le temps consacré aux trajets domicile-travail, les kilomètres parcourus et le temps réellement travaillé par un employé.

FieldImport en FieldExport module

Votre FieldDesk rapports à une heure donnée dans votre email

FieldExport et FieldImport

FieldExport
La notification FieldDesk de votre choix à date fixe dans votre mail. Vous pouvez recevoir à date fixe, sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, le rapport souhaité par mail au format de fichier désiré, tel que pdf, RFT, CSV, XLS et txt.

FieldLog veille à ce que toutes les informations soient représentées de manière explicite dans les différentes notifications

FieldLog

FieldLog veille à ce que toutes les informations soient représentées de manière explicite dans les différentes notifications.

Les notifications de base sont divisées en

  • Rapports de données de trajet
  • Rapports globaux
  • Rapports de gestion

 

Les trajets et les visites sont affichés par véhicule, employé et projet / bon de travail et tous les événements sont consignés dans les colonnes prévues à cet effet.

fieldpay

Rémunération du temps de travail, temps de trajet et entièrement automatiquement calculer

FieldPay

Pour la rémunération du temps de déplacement et du temps de travail, le calcul entièrement automatique du temps / de la distance à rémunérer et à compenser par employé.

Il est simplement possible de relier votre système ERP à FieldDesk, ainsi :

The Fleet Tracker FieldMap, here you can view the position of your vehicles

Enregistrement entièrement automatique des kilomètres et des heures de la voiture, du chauffeur et des passagers

Fleettracker

Fleettracker: enregistrement automatique des kilomètres et des heures

Fleet Complete Awards

  • Deloitte Technology Fast 50.
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