Ministère des services communautaires et sociaux

Le personnel des TI du MCSS cherchait une solution plus efficace pour ses processus d’attribution de permis et d’inspection. L’objectif de la nouvelle solution consistait à éliminer la duplication de saisie des données, à automatiser la répartition et à réduire les temps d’inspection.

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Présentation de l’entreprise

  • Ministère gouvernemental responsable de l’inspection des installations de soins de jour
  • Intégration avec Oracle pour la transmission et le stockage des données
  • Court délai d’implantation – 6 semaines
  • Productivité accrue pour les inspecteurs des soins de jour
  • Processus automatisés qui remplacent les documents en format papier

Son historique

Le Ministère des services communautaires et sociaux de l’Ontario (MCSS) est responsable de l’attribution des permis et d’inspecter toutes les installations de soins de jour dans la province entière. Le personnel des TI du MCSS avait besoin d’une solution plus efficace pour ses processus d’attribution de permis et d’inspection, et cherchait à éliminer la duplication de saisie des données, à automatiser sa répartition et à réduire des temps d’inspection.

Ses défis

Avec son ancien système de gestion des informations, MCSS utilisait un modèle traditionnel pour ses processus de travail. Le ministère avait élaboré un système de back-office interne (SMIS) orienté sur la gestion d’attribution des permis et des inspections, et qui contenait donc toutes les données de base pour chaque installation de soins de jour, notamment son nom, son emplacement et autres informations de base.

Les inspecteurs sur le terrain ouvraient une session dans le SMIS, faisaient une liste des installations à visiter, et prenaient leur liste de vérification en format papier en préparation pour leur inspection. La liste des vérifications contenait plus de 100 éléments à inspecter, et comptait plus de 40 pages.

Après avoir terminé l’inspection, de nombreux rapports devaient être complétés et remis à la direction de l’institution pour approbation. Le résumé du rapport était ensuite transmis au siège social pour être saisi manuellement dans le SMIS.

Le personnel des TI de MCSS était conscient depuis un certain temps qu’une solution plus efficace était requise pour les processus d’attribution de permis et d’inspection. Le temps pour débuter les travaux de création d’une nouvelle solution mobile était constamment remis à plus tard, alors que d’autres projets retenaient une plus grande priorité. Toutefois, quand le gouvernement provincial a dévoilé un plan qui allait augmenter considérablement le nombre de ses institutions de soins de jour, le programme de mobilité sur le terrain a reçu leur autorisation de procéder. Voici ses principaux objectifs :

  • Éliminer la duplication des données d’inspections
  • Automatiser la répartition des informations d’inspection pour le personnel de terrain
  • Réduire la quantité de papier stocké en relation avec chaque inspection
  • Réduire le temps requis pour compléter une inspection et ses rapports
  • Avoir un accès immédiat à l’intranet avec tous les aspects d’une inspection donnée
  • Ajouter la capacité d’enregistrer directement les réponses de la liste des vérifications sur la base de données du système SMIS
  • Utiliser une plateforme logicielle qui puisse être internalisée et utilisée sur divers autres projets mobiles

 

« Nous avions commencé à chercher des outils et des solutions qui avaient été utilisée par les autres services du gouvernement provincial, » nous décrit Wayne Chee, coordonnateur de l’équipe de gestion des informations de la section de gestion des performances de la CSS. « Par chance, nous avons découvert FieldWorker lors d’une exposition commerciale destinés au personnel des gouvernements. Si cela ne s’était pas produit, nous chercherions probablement encore pour une solution acceptable. » 

graph outlining system process

La solution

M. Chee a rassemblé une équipe de projet, constituée des développeurs à l’interne des TI et des analystes des systèmes de gestion, des experts du SMIS et du personnel de consultation de FieldWorker. Grâce à leur formidable effort de collaboration, le projet était prêt au lancement en seulement 6 semaines. Parmi les plus importants accomplissements du projet, citons notamment :

  • 1 application FieldWorker pour 17 utilisateurs, avec plus de 125 champs
  • 4 gabarits personnalisés de rapport en format PDF
  • 2 nouveaux types de champs FieldWorker
  • Nouvelle fonctionnalité évoluée de conseils et astuces, avec des liens URL et des dialogues étendus
  • 4 évènements à fenêtres éclair de saisie des données, pour faciliter la saisie des données et la navigation
  • 20 documents de cartographie XSLT – qui cartographient l’API FieldWorker vers un tableau de type de définitions Oracle XML
  • Lien fonctionnel entre Oracle et SMIS pour le téléchargement et le téléversement des données de base

"Le développement rapide de l’application apporte des éléments pour lesquels vous ne vous souciez pas normalement dans le cadre d’un projet de TI. Nous avons pu développer la solution complète plus rapidement que le délai d’approvisionnement de nos tablettes."

- Wayne Chee , coordonnateur de l’équipe de gestion des TI

Principaux avantages

L’implantation de cette solution FieldWorker a été pour nous une bonne leçon en matière d’implantation rapide. « Nous avons appris beaucoup pendant ce processus, » nous confie Wayne Chee, coordonnateur de l’équipe de gestion des TI. « Le développement rapide de l’application apporte des éléments pour lesquels vous ne vous souciez pas normalement dans le cadre d’un projet de TI. Nous avons pu développer la solution complète plus rapidement que le délai d’approvisionnement de nos tablettes. »

Désormais, avec toute la flexibilité des outils additionnels et des applications de FieldWorker, le ministère est bien équipé et compétent pour répondre, rapidement et efficacement, à un grand nombre d’initiatives mobiles.

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