Blogs / Nieuwsberichten

Efficiencymaatregelen die de organisatie niet raken

Asphalt with arrows.

Alle organisaties zijn manifest of latent georiënteerd op het optimaliseren van de bedrijfsvoering, op het verbeteren van processen en op het gunstig beïnvloeden van de verhouding tussen kosten en opbrengsten.

In veel organisaties wordt men geleefd door de waan van de dag. Wat staat er vandaag op de agenda, welke klantafspraken heb ik, wat is de planning, welke opdrachten moeten de deur uit,waar moet ik bijsturen en andere zaken die niet gepland toch voorbijkomen. Tijd om na te denken over het vergezicht van de organisatie is er niet of wordt onvoldoende ingepland.

Efficiencymogelijkheden worden gemist of niet opgemerkt

Afstand nemen van de dagelijkse beslommeringen en met een blik van buiten naar binnen kijken draagt bij aan een beter besef van missie, visie, strategie en het verdienmodel van de organisatie. Vaak is het echter zo dat, door de weinige tijd die hiervoor vrij wordt gemaakt, er een kokervisie is ontstaan. Men kijkt met een te nauwe blik naar de eigen context, met als gevolg dat efficiencymogelijkheden hierdoor worden gemist of niet worden opgemerkt.

Aan welke maatregelen denken we om de efficiency van de organisatie te vergroten? De mooiste maatregelen zijn initiatieven die de organisatie niet wezenlijk raken, maar direct bijdragen aan het verbeteren van het resultaat. Laaghangend fruit is een bekend begrip. Daarmee worden kansen bedoeld die per direct uitvoerbaar zijn en direct bijdragen aan verbeteringen in de organisatie.

De betekenis van het woord efficiency laat zich omschrijven als de mate waarin iets het beoogde effect heeft. Ook dat is best een uitdaging: het beschrijven van het beoogd effect. Is dat minder kosten, of meer productie, of leegloop verminderen, de bezettingsgraad verhogen of andere nastrevenswaardige zaken? Vaak gaat het om begrippen met een brede betekenis, die zich niet eenvoudig laten duiden.

Maak het geheel acceptabel

Ach, zo gezegd en beschouwd, alle efficiencymaatregelen hebben min of meer wel met elkaar te maken. Druk je op het ene dan beweegt het andere. De uitdaging is het geheel als zodanig te orkestreren, dat het muzikaal aanvaardbaar is. Dat de toon goed is en goed in het gehoor ligt, of in veranderingstermen gesproken: acceptabel.

Met efficiencymaatregelen die de organisatie niet raken wordt niet alleen aan laaghangend fruit geappelleerd, maar ook aan maatregelen die fundamenteler van aard zijn maar niet direct de bedrijfsvoering beïnvloeden.

Een efficiencymaatregel kan gelegen zijn in het genereren en analyseren van data. Het vergroten van het inzicht in bijvoorbeeld directe en indirecte uren van ambulante medewerkers is een graadmeter of de productie of dienstverlening optimaal georganiseerd is. Door kennis en feiten te vergaren uit big data kunnen maatregelen genomen worden die de doorberekening van kosten naar projecten vermindert en daarmee de opbrengsten vergroot.

Meer halen uit big data

Big data is een fenomeen waar veel meer uitgehaald kan worden. Analyse van big data kan snel en absoluut bijdragen aan het verbeteren van de processen in de organisatie. Efficiencymaatregelen moeten worden gekoppeld aan Kritische Prestatie Indicatoren. Dat betekent een normering van het beoogd effect en daarna een lerend effect in de ontwikkeling van de norm. Organisaties die erin slagen dergelijke processen in het DNA van het bedrijf te krijgen zijn weerbaar, flexibel, proactief en winstgevend.

Inzet van materieel

Een ander voorbeeld van een efficiencymaatregel ligt op het terrein van inzet van materieel. Ook hier kan met betrekkelijk eenvoudige maatregelen een optimalisatieslag plaatsvinden die direct invloed heeft op het totaal aantal benodigde materieel stuks, de dekkingsgraad van het materieel, de inzet en planning van het materieel en ook op het onderhoud van materieel. Door het materieel te voorzien van een simkaart kan de beheerder van het materieel alle Kritische Prestatie Indicatoren uitstekend volgen. Daarmee ontstaat de mogelijkheid om met minder materieelstukken een hogere betrouwbaardere bezettingsgraad te krijgen. Ook wordt de logistieke planning hiermee verbeterd.

Zogezegd zijn er maatregelen te nemen die niet direct het primair proces raken, maar in de ondersteuning en het faciliteren gezocht moeten worden. Daar valt nog veel winst te behalen: in rendement, in tijdsbesparing, in meer in control zijn en in het signaleren van verbetermogelijkheden of optimalisatieslagen.

Efficiencymaatregelen vragen om een doordachte aanpak. Vaak kijk je erover heen, terwijl het voor je neus ligt.

Voelt u zich aangesproken? Zo ja, waar ligt u wakker van? Spookt het begrip ‘faalkosten’ vaak door uw hoofd? Onderschrijft u de voordelen van een centraal en toegankelijk systeem? Neem dan contact op met Fleet Complete en download gelijk ons e-book. Handig. Verhelderend.

Download ons e-book