Blogs / Nieuwsberichten

De projectprijs en uw werkelijke kosten…

Asphalt with arrows.

U zit aan de onderhandelingstafel. Dat felbegeerde project lijkt bijna binnen. Er wordt afgedongen op ieder facet. Geen nood: u kunt terugvallen op een zorgvuldig samengestelde en zeer gedetailleerde voorcalculatie. U weet wel: zo een waar u blind op kunt vertrouwen. Na een paar uren onderhandelen wordt u eindelijk het project gegund. Natuurlijk bent u gelukkig. Totdat er gaandeweg steeds meer onverwachte zaken naar voren komen.

Het project wordt in de zin van benodigde capaciteit ingepland, de uit de onderhandeling resulterende netto beschikbare uren heeft u niet in de voorcalculatie verwerkt. Natuurlijk, de prijsconsequentie kent u, maar de daaruit resulterende minder beschikbare uren heeft u niet doorgerekend naar het project.

De planning (uitvoerder/projectleider) plant vervolgens het project op capaciteitsbehoefte in. Daarbij niet gehinderd door de bruto voorcalculatie en al helemaal door de na onderhandeling nog beschikbare netto uren. Integendeel: de planning heeft een geheel eigen visie op de benodigde capaciteit en plant meer uren dan door u begroot.

Met verlies opgeleverd…

Zoals de bovenstaande situaties al laten doorschemeren: u heeft tweemaal geld ‘weggegeven’, zonder zelfs maar aan de uitvoering begonnen te zijn. De uitvoering gaat trager dan verwacht, in de planning is onvoldoende rekening gehouden met de eigenzinnigheid van het waterschap, de vergunningen zijn weliswaar toegezegd maar nog niet binnen. Bovendien blijkt tijdens de heiwerkzaamheden de ondergrond toch een wat ander karakter te hebben dan verwacht. Kortom: de werkzaamheden starten op een veel later moment dan gepland. Uw mensen zijn al wel op het project, want die capaciteit was nu eenmaal gepland. En die mensen even gauw naar een ander project overbrengen gaat weer ten koste van hun beschikbaarheid wanneer we eindelijk kunnen aanvangen. 

Lang verhaal kort: het project wordt blijkens nacalculatie met verlies opgeleverd. Weet u wat hier nog het ergste aan is? U had geen enkel idee dat dit eraan zat te komen, u bent volkomen verbaasd en bovendien op geen enkele manier in staat vast te stellen waar dit fout ging.

Waar gaat het fout?

Waar dit fout gaat? Voorcalculatie, verkoop, planning, uitvoering en administratie hebben allen hun eigen ‘procesjes’ ingeregeld maar nooit over de heg gekeken. Door vanaf het moment dat een project is voorgecalculeerd alles in één integraal systeem vast te leggen, die voorcalculatie aan de hand van de definitieve verkoop aan te passen, de aangepaste begroting aan planning beschikbaar te stellen opdat planning beseft hoeveel inzettijd er op het project beschikbaar is, vervolgens aan de hand van automatisch vastgelegde uitvoeringsdata constant de uitgevoerde uren te matchen met beschikbare uren op activiteitniveau wordt je nacalculatie een levend proces.

Projectmanagement in plaats van projectnacalculatie. Projectmanagement stelt je in staat bij te sturen waar nodig. Projectmanagement stelt je in staat tijdig met de opdrachtgever in gesprek te gaan en stelt je in staat verhaalbare kosten tijdig vast te stellen en daadwerkelijk te verhalen.

Kortom, integreer je processen. Stem je automatisering daarop af, plan je projecten op activiteit niveau en leg de uitvoering geheel automatisch, absoluut objectief vast. Pluk daar ook meteen de administratieve voordelen van, verloon, vergoed, factureer automatisch.

Voelt u zich aangesproken? Zo ja, waar ligt u wakker van? Spookt het begrip ‘faalkosten’ vaak door uw hoofd? Onderschrijft u de voordelen van een centraal en toegankelijk systeem? Neem dan contact op met Fleet Complete en download gelijk ons e-book. Handig. Verhelderend.

Download ons e-book