Blogs / Nieuwsberichten

Projectmanagement of projectnacalculatie?

Asphalt with arrows.

Dat dit wat mij betreft geen vraag is zal u niet verbazen. Projectmanagement leidt uiteindelijk tot nacalculatie en voorkomt dat die nacalculatie negatief blijkt. Projectmanagement wordt in te veel branches verward met nacalculatie, verwijzend naar het ERP-systeem en de financiële administratie mag de financieel directeur veelal informeren over de financiële status van het project. Dat aan die financiële status operationeel het nodige vooraf is gegaan, wat uiteindelijk bepaalt of het project winstgevend is of niet, lijkt erg voor de hand liggend maar ziet u in de praktijk niet of nauwelijks terug.

Wanneer transparantie in geheel ontbreekt

De praktijk wijst uit dat projectmanagement bij uitvoering of projectleider ligt. Deze hanteert een eigen projectplanning in Excel. Daar heeft projectmanagement een volledig operationeel en sterk ad-hoc karakter. De bedrijfsleiding is niet op de hoogte, transparantie is er namelijk in het geheel niet. Wat daar op tegen is? Projectmanagement met bedrijfsleiding zou de verschillende bouw- of installatiefasen niet alleen op hun operationele voortgang moeten bewaken, maar ook op hun financiële voortgang.

In principe moet u dus willen weten hoe projectvoorcalculatie, projectplanning en projectrealisatie zich tot elkaar verhouden. Door aansluitende bouwfasen op deze wijze continu te bewaken kunt u voorspellend omgaan met doorlooptijd, opleverdatum en kosten. Door van projectmanagement een centraal en transparant proces te maken stelt u tijdig vast waar de bedreigingen in de realisatie van uw project liggen. Daarnaast stelt u tijdig vast waar de oorzaken van die bedreiging liggen en kunt u veelal tijdig ingrijpen om zo hoge kosten te vermijden. Maar hoe? 

Kunt u de financiële consequenties overzien?

Besef allereerst dat de Excel-methode met de decentraal geregelde bewaking nooit tot een betrouwbaar, algemeen toegankelijk inzicht zal leiden. U bent immers volledig afhankelijk van de medewerker, uitvoerder of projectleider. Mensen die per definitie geen associatie hebben met administratie kunnen uiteindelijk de financiële consequenties niet overzien. U heeft dus een methodiek nodig die zowel de gebudgetteerde kosten, de geplande kosten als de gerealiseerde kosten in relatie tot de projectrealisatie voortdurend bewaakt.

Dat bereikt u door uw voorcalculatie of budget in een centraal toegankelijk systeem vast te leggen. Door die voorcalculatie -dat budget- op activiteit of projectfase niveau uit te werken. Door aan elke fase voorgecalculeerde uren en kosten te koppelen. Vervolgens is het van belang deze transparantie te benutten om de projectvoorbereiding met de voorgecalculeerde uren te laten plannen (hier ziet u de eerste grote kosten ontstaan). Vervolgens is het zaak de realisatie realtime vast te leggen en centraal te verzamelen.

Tijdig vaststellen welke maatregelen gepast zijn

In één database vergelijkt u voorgecalculeerd, gepland en gerealiseerd centraal. Zonder afhankelijkheid van uw uitvoering of projectleider stelt u vast of u het project tijdig en binnen begrote kosten oplevert. Is dat niet het geval? Dan kunt u tijdig de oorzaak achterhalen die wellicht bij een derde ligt. Is dat niet het geval en heeft u willekeurige tegenvallers die u niet beïnvloedt? Dan bent u in ieder geval op directieniveau tijdig in staat vast te stellen welke maatregelen hier gepast zijn.

Natuurlijk, makkelijker gezegd dan gedaan; een cultuurwijziging, nieuwe automatisering én realtime vastlegging. Het is nog al wat. Waar het begint is de vaststelling dat u het anders wilt, dat het beter kan en moet. Is die vaststelling daar, stel dan vervolgens vast in welke fasen u de methodiek in zou kunnen voeren. Vraag uzelf af wat de manier is om begrip en medewerking te verkrijgen, zorg dat er besef ontstaat dat het echt anders moet willen we winstgevend blijven ondernemen.

Uw belangstelling gewekt? Download ons e-book ‘Faalkosten herkennen in de installatiesector’. Handig. Verhelderend.

Download ons e-book