Blogs / Nieuwsberichten

In 4 stappen van faalkosten naar ‘succeswinst’

Asphalt with arrows.
afbeelding van een bouwterrein van een grootschalig project

Uw project is afgerond. U knipt het spreekwoordelijke lint door met een tevreden klant en drinkt een glaasje op de goede afloop. En dan plotseling een vervelende ontdekking: u bent over uw budget heen gegaan. En flink ook. Hoe doet u dat de volgende keer anders? Wij geven u 4 tips om uw faalkosten om te toveren tot ‘succeswinst’.

Wat zijn faalkosten?

Hoe leuk een project ook was, het is de bedoeling dat het aan het einde van zijn looptijd winst oplevert. Is er sprake van faalkosten, dan is die winst verdampt doordat er onnodig kosten zijn gemaakt om tot een eindproduct te komen. Nog specifieker: faalkosten zijn het gevolg van een gefragmenteerde bedrijfsvoering, waarbij voorcalculatie, planning en realisatie niet met elkaar vergeleken worden. Daarom noemen we ze ook wel fragmentatiekosten. Uit onderzoek blijkt dat die kosten kunnen oplopen van 7 tot wel 20% van de totale omzet van een project! Dat komt neer op miljoenen euro’s aan onnodig verdampte winst.

Tip 1: Zorg voor onderlinge communicatie voor en tijdens het project

Hoge faalkosten hangen vaak samen met het individualisme op een project. Ieder houdt zich bezig met zijn eigen taak, en is daarin een eiland op zichzelf. Er is weinig onderlinge communicatie over werkzaamheden en planning. Dat zorgt ervoor dat mensen langs elkaar heen werken. Onze tip: houd alle taken en planningen bij in één centraal overzicht dat voor alle teams toegankelijk is. Zo weten de verschillende teams van elkaar wat de status van het project is en kunnen zij tijdig plannen aanpassen. 

Tip 2: Zorg voor goede projectadministratie van verschillende fasen

In veel projecten zijn processen gescheiden. Werkvoorbereiders kijken niet altijd naar de voorcalculatie, maar budgetteren zelf het project. Dit zorgt ervoor dat binnen deze verschillende planningsfasen niet consequent wordt bijgehouden wat de gebudgetteerde uren waren. Op deze manier worden er meer uren ingepland

dan aanvankelijk met de voorcalculatie werd berekend. Onze tip: ken het budget van tevoren toe aan uniek geïdentificeerde deelprojecten of –activiteiten. Laat ook

de registratie van inzettijd, materiaal en diensten onder deze zelfde identificatie plaatsvinden. Zo kunt u de bewaking van uw budget volledig automatiseren.

Tip 3: Zorg voor een duidelijke tijdregistratie

Binnen projecten is er niet altijd overzicht op het aantal uren dat projectmedewerkers maken. Is er geen controle, dan komen werktijden vaak niet overeen met de daadwerkelijk gewerkte tijd. Ook de reistijd leidt door onvoldoende transparantie en integratie tot onnodig hoge kosten. Onze tip: houd de gewerkte uren centraal bij in een urenregistratiesysteem. Zo heeft u te allen tijde overzicht en komt u nooit voor verrassingen te staan.

Tip 4: Koppel alle beschikbare data met goede registratiesoftware

In de meeste projecten is er veel data beschikbaar: over planningen, over uren, over de voortgang van een project. Het gebeurt nog vaak dat deze data niet aan elkaar zijn gekoppeld. Daardoor is het niet altijd meteen duidelijk wanneer een project buiten budget of buiten planning loopt. En komt u daar vaak pas achter na afronding van het project, wanneer er geen mogelijkheid is om nog sturing aan het proces te geven. Onze tip: breng data uit verschillende systemen bij elkaar om koppelingen te leggen, extra inzicht te verkrijgen en een basis voor bijsturing aan te leggen.

Van falen naar succes: meer tips

Wilt u meer handige tips om van uw project een succes te maken? In onze whitepaper beschrijven we uitgebreider wat u kunt doen. Met checklist voor een succesvol projectbeleid.

Snel naar een succesvoller projectbeleid? 

Download de whitepaper.